Werkkostenregeling (WKR): belastingvoordeel voor uw personeel

Heeft u personeel in dienst? Dan mag u uw medewerkers iets extra geven waarover u geen belasting betaalt. Dit doet u via de werkkostenregeling (WKR). Een klein deel van de lonen die u betaalt, mag u gebruiken voor deze extra’s. Dit bedrag heet de vrije ruimte.

U kunt deze vrije ruimte op 3 manieren gebruiken:

  • u geeft geld: bijvoorbeeld een vergoedingen voor een kappersbezoek
  • u geeft een cadeau: bijvoorbeeld een kerstpakket of een verjaardagscadeau
  • u leent iets uit: bijvoorbeeld een fiets van de zaak

Werkkostenregeling: onbelast extra’s bieden aan uw personeel 

U kunt extra’s vergoeden, geven of uitlenen.

Extra’s binnen vrije ruimte 

Zoals:

  • Sportabonnement
  • Kerstpakket
  • Fiets

Administratie: in uw administratie wijst u dit aan als eindheffingsloon. Let op: u moet het aanwijzen vóór het moment van geven.

Effect vrije ruimte: boven de vrije ruimte 80% belast bij werkgever

Zakelijke kosten die zijn vrijgesteld

Zoals: 

  • Reiskosten
  • Studie
  • Overnachting voor werk

Administratie: in uw administratie wijst u dit aan als eindheffingsloon. Let op: er gelden vaste normen per vrijstelling.  

Effect vrije ruimte: de zakelijke kosten die zijn vrijgesteld gaan niet van de vrije ruimte af, tenzij u boven de norm komt.

Hulpmiddelen op de werkplek

Zoals: 

  • Bureau 
  • Werkuniform 
  • Koffie 

Administratie: u verwerkt dit voor 0 € in uw administratie  Effect vrije ruimte: deze hulpmiddelen op de werkplek gaan niet van de vrije ruimte af.

Tip:

Check eerst of uw vergoeding onder een vrijstelling valt. Zo houdt u meer vrije ruimte over voor andere extra’s.  

Wat zijn de voorwaarden voor de WKR?

Wilt u de WKR gebruiken? Dan moet u zich houden aan deze voorwaarden:

  • Blijf onder het maximale bedrag: zolang u binnen de vrije ruimte blijft, betaalt u geen loonbelasting. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld.
  • Wijs de vergoeding op tijd aan als eindheffingsloon: dit is loon waarover geen belasting moet worden betaald. Aanwijzen als eindheffingsloon doet u bijvoorbeeld in een e-mail aan uw werknemer, in een personeelshandboek of in de CAO. Doet u dit niet? Dan ziet de Belastingdienst het als loon en moet er alsnog belasting over worden betaald.
  • Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan betaalt u over dat extra deel wel belasting (de eindheffing). U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen.

Lees meer over de eindheffing en het berekenen van de vrije ruimte in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen.

Extra's die niet meetellen voor de vrije ruimte

Sommige zakelijke kosten mag u altijd onbelast vergoeden, geven, of uitlenen. Deze kosten gaan niet af van uw vrije ruimte. Dit geldt voor:

Kijk dus eerst of een vergoeding in deze groep valt. Is dat het geval? Dan kunt u de 'vrije ruimte' gebruiken voor andere extra’s, zoals een kerstpakket of een andere vergoeding. Zo houdt u er meer vrije ruimte over.

Meer weten over gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen? Kijk in hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen.

Hoe regelt u de werkkostenregeling?

Als werkgever geeft u de kosten voor de WKR door bij uw aangifte loonheffingen. Blijft u binnen de vrije ruimte? Dan hoeft u geen extra belasting te betalen en dit ook niet apart aan te geven. Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan moet u extra belasting (eindheffing) betalen. Dit doet u op z'n laatst bij de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Mogelijk gemaakt door

Deze informatie is geplaatst door: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Terug naar overzicht