Stappenplan productveiligheid voor distributeurs

Wat doet een distributeur?

U bent distributeur als u een product op de markt aanbiedt, en u bent niet de fabrikant of de importeur. Op de markt aanbieden betekent: een product in de EU te koop aanbieden of gratis weggeven. U bent bijvoorbeeld distributeur als u een groothandel, detailhandel of winkel heeft.

Naast de rol van distributeur kunt u nog andere rollen en verplichtingen hebben. Bijvoorbeeld als u een product voor het eerst in de handel brengt in de EU. Dan bent u mogelijk geen distributeur, maar importeur. Aan welke veiligheidseisen u moet voldoen, hangt af van uw rol(len).

Gebruik de beslisboom om per product uw rol te bepalen

Check of het product een technisch dossier heeft

Elk product dat u binnen de Europese Unie (EU) verkoopt moet veilig zijn. In het technisch dossier beschrijven fabrikanten hoe het product voldoet aan de eisen voor productveiligheid. Check bij de fabrikant, EU-verantwoordelijke of importeur van het product of deze aan bepaalde verplichtingen heeft voldaan. Dit kunt u eenvoudig doen door te controleren of er een technisch dossier beschikbaar is en of dit volledig is. Doe dit voordat u het product te koop aanbiedt.

Lees meer over de eisen voor het technisch dossier.

Controleer of het product voldoet aan de EU-wetgeving (conformiteit)

U mag geen producten aanbieden waarvan u niet weet of deze veilig zijn. Dit betekent dat u bekend moet zijn met eisen voor producten, zodat u kunt controleren of uw product voldoet aan de regels voor productveiligheid. Dit heet conformiteit.

U bent als distributeur verplicht om te laten zien dat u uw best heeft gedaan om de conformiteit van een product te controleren. Gaat u een nieuw product verkopen?

Controleer dan altijd eerst deze eisen:

Heeft u de conformiteitseisen in deze stap gecontroleerd? Dan mag u het product gaan verkopen. Ga naar stap 4. Twijfelt u of het product veilig is? Ga naar stap 3. 

Neem direct maatregelen als het product niet aan de eisen voldoet (non-conformiteit)

Vermoed u dat een product niet aan de eisen voor productveiligheid voldoet, of dat een product gevaarlijk is? In de wet heet dit non-conformiteit (niet volgens de wet). U mag het product niet verkopen. U moet bij non-conformiteit (of een vermoeden daarvan):

• een melding doen via het EU-platform Safety Business Gateway en zo informatie aan toezichthouders geven over de risico’s, klachten en genomen maatregelen
• contact opnemen met de fabrikant of importeur om het product aan te passen zodat het wel aan de eisen voldoet (conform is)
• de toezichthouder(s) informatie geven over de fabrikant of importeur van het product
• het technisch dossier opvragen bij de fabrikant of importeur als een toezichthouder dit vraagt
• verkoop van het product stoppen zolang het product niet conform is en producten terugroepen
• meewerken aan een terugroepactie of andere corrigerende maatregel

Zorg voor veilig vervoer en goede opslag

U moet zorgen dat het product op de juiste manier wordt vervoerd en opgeslagen. Gebeurt dit niet goed? Dan kan dit invloed hebben op de veiligheid van het product en de omgeving als het voor de eerste keer wordt gebruikt.

EU-landen kunnen eigen regels hebben voor de distributie van specifieke producten. Bijvoorbeeld als dit belangrijk is om de volksgezondheid te beschermen. Wilt u weten of er extra regels voor uw product gelden? Vraag gratis informatie via het Product Contact Punt (PCP).

Gebruik een compliance systeem

U moet de stappen op deze pagina samenvatten in een proces. Daarin houdt u bij hoe zorgt dat u aan de regels voor productveiligheid voldoet. Dit heet een compliance systeem. Hierin houdt u bijvoorbeeld bij:

• Voor welke producten u welke rol en verplichtingen heeft in de keten. Heeft u maar één of een paar producten? Dan kunt hier makkelijker aan voldoen dan wanneer u een uitgebreid aanbod heeft.
• Van wie u producten koopt en wat daarbij de voorwaarden zijn. Zoals dat het technisch dossier aanwezig is.
• Waar een product vandaan komt en welke logistieke weg het heeft afgelegd. Dit heet traceren.
• Welke klachten u van klanten heeft ontvangen (klachtenregistratie). En hoe u een klacht heeft afgehandeld.

De toezichthouder kan u vragen om uw compliance systeem te laten zien.

U kunt hiervoor ook de ISO 37301 norm voor compliance management gebruiken. Of u kunt een adviesbureau inhuren.